存档海量信息，历史数据随时可查。例如十年前的数据，如果没有数据库，想要找到是不容易的，可能存档的纸质资料或者电脑资料早就丢失了。

提高记录和检索信息的效率。试想，如果是在一堆存档了几年的纸张合同里找到一张合同是很麻烦的事，尤其是如果你仅仅知道某产品的名称而不记得是某年某月某客户的合同的时候；即便是在众多Excel文档中检索，效率也是比较低的，而在数据库中检索，可能只需要几秒钟。

减少重复工作。数据库里所需要录入的资料通常只需要录入一次即可，所有数据信息都可以根据需要归纳、整理、调用。比如：如果您使用Word或者Excel来开具订单，月底统计时，还需要再一次整理并一行一行录入到Excel里形成统计报表。而是用数据库，您只需要开单的时候录入一次即可，所有的统计信息都可以根据需要来定制自动完成统计报表。

管理方便。数据库中可以加入流程管理，将审批流程纳入进去。例如：平常使用的合同或订单审批，需要一个或多个人签字盖章完成，还可能需要拿着单据走过多个部门，效率低下。而数据库中可以加入数字签名和数字签章，实现在线审批，并可以自定义审批流程，即先给甲签字，再给乙签字，再给丙盖章。并使得远程审批得以实现。即审批人或者总经理不需要在办公室，只要在能上网的地方就可以审批，甚至可以使用手机来审批。

有效地集合企业资源，并合理分配使用。

6. 高效跟踪业务。

7. 数据库加密管理，可减少人员流动带来的资料或者技术损失。

8. 流程规范化，可减少对某些岗位人员的依赖，减少人员流动导致的岗位缺失带来的损失。

9. 可实现业务与财务同步，即时发生的成本可以快速反应到财务报表上。

以上仅是部分好处，已经足以说明数据库管理信息的优势。

数据库管理涉及到的需要配合的东西也很多，包括硬件、软件、电源环境、备份系统、操作人员、数据库开发与维护人员等等，是需要一点功夫的。需要根据自己企业的实际情况出发，选择合适的配置计划。